Sharepoint: una herramienta para la gestión empresarial y corporativa

Introducción

Una empresa es una organización social con el objetivo de alcanzar beneficios económicos mediante la satisfacción de las necesidades del mercado, el autor Isaac Guzmán Valdivia definió la empresa como “Unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que sea socialmente útil de acuerdo con las exigencias del bien común” citado por Hernández y Rodríguez (2011, p. 6).

De acuerdo con el INEGI (2023), existen 5.5 millones de empresas en México, esta es una cifra masiva de empresas que operan en nuestro país, y el 98.7% son micro, pequeñas y medianas empresas (Meza, 2023), es por esto que se estima que más del 80% de estas entidades económicas realizan sus bases de datos mediante archivos o tablas de Excel o simplemente llevan una base de datos como archivos físicos (Figura 1).

Figura 1                                                                                                                                                                                          Número de establecimientos en el DENUE interactivo 11/2023, por entidad federativa

Nota. Tomado de INEGI por DENUE, 2023.
La deficiente gestión que se tiene en las empresas llega a tener repercusiones acerca del orden de los oficios, reportes, problemas en auditorías, cuentas contables, etcétera. Por lo que es importante contar con un buen sistema de gestión de base de datos, y que mejor de un sistema que se base en un sistema de personalización y se encuentre en la nube.
El internet se ha convertido en un medio popular para compartir información, haciendo uso
de este medio podemos aprovecharlo para mantener una sintonía en la red, creando una
base de datos mediante una herramienta llamada SharePoint.

Desarrollo

¿Qué es SharePoint?

Es un servicio basado en la nube, hospedado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños (Microsoft, 2019). Es una plataforma de colaboración empresarial, formada por un conjunto de programas o aplicaciones, la cual permite gestionar la documentación de tu empresa de manera efectiva entre los miembros de esta (Caltico, 2021).

Es un servicio basado en la nube, hospedado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños
(Microsoft, 2019). Es una plataforma de colaboración empresarial, formada por un conjunto de programas o aplicaciones, la cual permite gestionar la documentación de tu empresa de manera efectiva entre los miembros de esta (Caltico, 2021).

Ventajas:

• Los colaboradores pueden crear sitios para compartir documentos e información con sus compañeros, asociados y clientes.
• Trabajo remoto en un documento común mediante una intranet corporativa con visualización simultánea.
• Se comparten archivos entre los usuarios de manera más rápida mediante listas de acceso.
• Carga de archivos masivos y almacenamiento en la nube.
• Personalización de columnas, metadatos y numeraciones a archivos para su clasificación/ gestión.
• Siempre disponible desde cualquier dispositivo.
• Fácil exportación a un archivo Excel con sus metadatos y toda la información personalizada, con acceso mediante link de descarga.
• Incluye la gestión de meta de la empresa, los datos y documentos, el calendario de actividades y además podrás integrarla con Outlook.

Implementación e importancia

Implementando el servicio de SharePoint en las empresas, representa una ventaja a nivel de gestión de bases de datos, cuentas contables, auditorías, archivos de antigüedad, etcétera. En la Figura 2 se observa un ejemplo aplicado a la base de datos de la producción científica de los investigadores de la División Académica de Ciencias Económico Administrativas, desarrollado y nombrado “Repositorio de DACEA”, en donde se agregaron columnas personalizadas con metadatos, títulos, categorías, fechas, entre otros.

Figura 2
Repositorio DACEA

Comparación del uso de la Suite de Office

Se estima que un 99% de las personas usan la suite de Office de Microsoft por cuentas personales, muchos desconocen de los beneficios que conlleva la suscripción de Office 365 empresarial y resulta ser la mejor opción a nivel costo-beneficio. En la Figura 3 podemos observar el ranking de las empresas que por país están suscritas a la suite empresarial, por lo que en México existe un gran potencial de empresas que pueden beneficiarse, por lo tanto este activo puede ser más que una herramienta.

Figura 3                                                                                                                                                                                        Ranking de países con más empresas usuarias de Office 365 a nivel mundial

Conclusión

La gestión de bases de datos es importante porque agrupa y almacena la información de manera fiable y segura en la nube, permite el acceso y la modificación de forma transaccional, incluso con operaciones masivas, ayuda a compartir la información de la empresa transversalmente, permite ser el soporte de todos los procesos de la empresa, organiza los datos en diferentes tipos o categorías que les den un sentido coherente, protege los datos contra pérdidas permanentes y se analiza de manera eficaz los datos.

Muchas veces tendemos a seguir con hábitos o modos de trabajar, pero vale la pena innovar en nuestros sistemas de gestión a nivel empresarial, teniendo organizada nuestras bases de datos, podemos resolver problemas de manera más rápida, eficiente y eficaz. Lo que garantiza una buena salud empresarial.

Referencias

Caltico. (2021). Ventajas y desventajas de SharePoint. https://www.caltico.es/ventajas-y-desventajas-desharepoint/

Fernández R. (2023). Ranking de países con más empresas usuarias de Office 365 a nivel mundial a fecha
de febrero de 2023. Statista. https://es.statista.com/ estadisticas/1060692/paises-con-mas-empresasusuarias- de-office-365-en-el-mundo/

Hernández S. y Rodríguez. (2011) Introducción a la Administración. (5 ed. p. 6). McGraw-Hill. ISBN:
978-607-15-0617-7. https://santic.cl/mt-content/ uploads/2022/09/hernandezintroduccionalaadmin. pdf

INEGI. (2023). Directorio Estadístico Nacional De Unidades Económicas (Denue) Interactivo 11/2023.
[Comunicado de prensa]. https://www.inegi.org.mx/ contenidos/ saladeprensa/boletines/2023/denue/ denue202311.pdf

Meza R., E. (2023). En México existen 5.5 millones de negocios: INEGI. El Economista. https:// www.eleconomista.com.mx /el -empresario / En-Mexico-existen-5.5-millones-de-negocios-
Inegi-20231123-0029.html Microsoft. (2019). ¿Qué es SharePoint? https:// support.microsoft.com/es-es/office/-qu%C3%A9-essharepoint- 97b915e6-651b-43b2-827d-fb25777f446f

Autores

Rogelio Rodríguez Marín
(Invitado IEE)                                                                                                                                                                                  Egresado de la Licenciatura en Administración de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (UJAT) de la División Académica de Ciencias Económico Administrativas (DACEA).

Dr. José Antonio Casanova Rivera
(Egresado IEE)                                                                                                                                                                                          Doctor en Educación, Maestro en Impuestos y Licenciado en Contaduría Pública Profesor Investigador de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco en la División Académica de Ciencias Económico Administrativas. Contador en el Despacho contable y fiscal independiente Casa Mede asesoría contable, fiscal y administrativo. Asociado del Colegio de Contadores Públicos del Estado de Tabasco. Integrante del Padrón de Sistema de Investigadores del Estado de Tabasco (SEI).

Dr. Carlos David Zetina Pérez
(Invitado IEE)                                                                                                                                                                                           Doctor en Administración Educativa, Maestro y Licenciado en Administración por la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Profesor Investigador de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco en la División Académica de Ciencias Económico Administrativas. Socio en empresas del Ramo Tecnológico. Candidato a Investigador Nacional por el CONAHCYT. Miembro del Sistema Estatal de Investigadores.